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Achats et automatisation des documents : le couple parfait

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Entre les contrats, les commandes, les factures, les services d’achats veillent à ce que leurs collaborateurs reçoivent les meilleurs biens et services. Abandonnez les saisies manuelles génératrices d’erreur et centralisez vos documents à l’aide d’outils de gestion et d’automatisation de documents.

Ces solutions d’automatisation des documents permettent à votre service d’achat de traiter efficacement leurs tâches courantes. Voici quelques avantages de l’automatisation de documents pour le service achat.

 

Automatisation des documents

 

En se basant sur vos données internes, une solution d’automatisation génère la rédaction automatisée de demandes de propositions, de contrats commerciaux et d’autres documents d’achats. La saisie manuelle et chronophage des données est remplacée par une indexation intelligente permettant d’envoyer rapidement des documents à vos fournisseurs et vos collaborateurs.

Avec un logiciel d’automatisation de documents, vous avez la possibilité de configurer vos flux de travail pour qu’ils respectent vos clauses et vos règles de validation.

L’ensemble de vos documents achats sont centralisés dans un répertoire sécurisé. Selon les droits d’accès, l’ensemble de vos collaborateurs peut récupérer des bons de commande, documents d’expédition ou autres données importantes afin de simplifier les flux de travail.

 

Collaboration, communication et transparence

 

Nous savons que le service d’achat travaille avec différents services de l’entreprise, notamment les services juridiques, financiers et de conformité. C’est pourquoi une communication claire est essentielle pour améliorer le processus achat. En automatisant les flux de travail, les documents achats suivent un itinéraire prédéfini, chaque flux étant automatiquement sélectionné en fonction du sujet traité.  Il n’y a alors plus de temps perdu à essayer de déterminer qui est responsable de quoi, vous obtenez rapidement des validations auprès des personnes concernées.

Cette solution d’automatisation du service achat assure aussi bien une meilleure communication interne qu’externe. En effet, vos fournisseurs ont la possibilité de remplir des modèles automatisés de formulaires de demande de proposition en ligne via des liens URL partagés.

Vous n’avez plus à vous soucier des formulaires qui se perdent dans les emails, le partage de vos modèles permet de créer des documents instantanément et de manière collaborative, avec les pièces jointes pertinentes. Les documents finaux sont générés directement dans votre base de données, ce qui vous assure un gain de temps et de productivité.

 

Suivi et organisation

 

Face au grand nombre de données que traite au quotidien le service achat, la conservation de toutes ces informations peut être périlleuse. Avec l’utilisation d’un logiciel d’automatisation de documents, la collecte d’informations clés des documents se fait automatiquement.

Par exemple, l’extraction des dates clés peut s’avérer extrêmement utile pour la mise en place de notifications d’expiration et de renouvellement. Legal Pilot vous propose une solution d’automatisation assurant la conformité de vos divers documents achats et un suivi complet grâce à un historique transparent des validations.

 

L’optimisation de la gestion de vos processus d’achats permet de gagner du temps et de réduire les coûts pour toute votre organisation. Avec l’outil de Legal Pilot, contribuez à la performance de votre entreprise grâce à une rédaction automatisée des documents, une amélioration des processus et une accélération dans la prise de décisions.